RSS

«Обеспечение отдыха детей льготных категорий в сопровождении родителя»

Инструкция по созданию и обработке обращений (Портал Государственных Услуг города Москвы) в рамках оказания услуги «Обеспечение отдыха детей льготных категорий в сопровождении родителя (законного представителя)»

Листов 58

СОДЕРЖАНИЕ

1 Подготовка к работе

1.1 Запуск Системы

1.1 Проверка работоспособности Системы

2 Описание операций

2.1 Кнопка «Список обращений»

2.2 Поиск обращения и сверка данных на корректность представленных данных заявителем, указанных в заявке на Портале

3 Регистрация обращения и запрос сведений из БР

3.2 Получение сведений, запрошенных из БР (по обращению ребенка)

3.3 Закрытие задачи «Рассмотреть запрашиваемый документ и принять решение по предоставлению услуги»

3.4 Закрытие задачи «Сформировать сертификат»

3.5 Отказ в регистрации

3.6 Отказ в предоставлении услуги

4 Создание документа «Действующие льготные категории», в случае если документ не запрашивается из БР

1 Подготовка к работе

1.1 Запуск Системы

Требования к рабочему месту для работы в Автоматизированной системе «Единая система автоматизации централизованного предоставления государственных услуг и контроля исполнения функций» (далее – АС ГУФ, Система):

- наличие Корпоративной мультисервисной сети (КМС) (т.е. сеть мэрии);

- операционная система Microsoft Windows XP (и выше);

- интернет-браузер Microsoft Internet Explorer 7.0 и выше.

Для входа в Систему в адресной строке интернет-обозревателя необходимо ввести адрес: http://asguf3.mos.ru/ .

При подключении к Системе появится окно авторизации (Рисунок 1).

Рисунок 1. Окно авторизации в Системе

Для осуществления входа в Систему в окне авторизации необходимо ввести персональные учетные данные пользователя – логин и пароль. После ввода данных следует нажать кнопку «ОК».

В результате выполненных действий осуществляется вход на главную страницу Системы (Рисунок 2).

Рисунок 2. Главная страница

1.1 Проверка работоспособности Системы

Система работает исправно, если после входа и авторизации пользователя в Системе происходит переход на Главную страницу и не возникает сообщений об ошибках. В случае возникновения ошибки, либо других проблем при работе в АС ГУФ необходимо позвонить в техническую поддержку – тел. 8 (495) 587-97-98 либо написать на на почту: asguf@mos.ru

2 Описание операций

Краткое описание. Действия сотрудника управы:

1. Если заявитель на Портале государтвенных услуг подал заявку на семейный отдых (например заявка на 3 членов семьи: мать и двое детей).

2. В АС ГУФ поступит 3 обращения. Количество обращений равно количеству отдыхающих членов семьи. Данные обращения на семью будет объединят единый номер, называется «Номер пакета». После подачи заявки с портала заявителю в личный кабинет на портале придет уведомление, в котором будет указан Номер пакета. По номеру пакета можно будет найти все обращения.

3. После поступления заявки в АС ГУФ сотрудник управы:

3.1. Проверяет в обращениях, какую льготную категорию указал заявитель.

3.1.1. Если указана льготная категория «дети, переданные в приемную семью, на патронатное воспитание». То сотрудник управы с обращениями (в рамках одного пакета) ничего не делает, пока не придет заявитель и не принесет пакет документов, подтверждающий льготную категорию. В связи с тем, что в базе ДСЗН нет данных по детям этой категории, то запросить сведения из базового регистра сотрудник управы не сможет.

3.1.2. Если указана льготная категория «дети из малообеспеченных семей», то сотрудник управы не дожидаясь прихода заявителя регистрирует все обращения (в рамках одного пакета) и в обращениях на детей запрашивает документ, подтверждающий льготную категорию ребенка, из Базового регистра.

3.2. После получения ответа на запрос из Базового регистра (если льготная категория «дети из малообеспеченной семьи») во всех обращениях в рамках одного номера пакета) закрывает задачу «Рассмотреть запрашиваемый документ и принять решение по предоставлению услуги» с результатом «Готово» (если из БР пришел положительный ответ) или с результатом «Отказать» (если в БР запрашиваемые сведения не найдены).

3.2.1. Если результат «Готово» - то заявителю на Портал уйдет уведомление о том, что ему необходимо в течение 5 рабочих дней прийти в управу по месту регистрации ребенка и принести необходимые документы для получения сертификата.

3.2.2. Если результат «Отказать» - то заявителю на Портал уйдет уведомление о приостановке по предоставлению услуги, в котором будет указано, что заявителю необходимо в течение 5 рабочих дней прийти в управу по месту регистрации ребенка и подтвердить льготную категорию каждого ребенка, а также для получения сертификата принести необходимые документы.

3.3. Сотрудник управы ждет прихода заявителя.

3.3.1. Если заявитель не пришел в течение 5 рабочих дней после подачи заявки с Портала (случай рассматривается, если заявка подана по льготной категории «дети, переданные в приемную семью, на патронатное воспитание»), то все обращения в рамках одного пакета автоматически аннулированы. Проставится статус в обращениях «Отказ в регистрации».

3.3.2. Если заявитель не пришел в течение 5 рабочих дней после того, как сотрдник управы запросил сведения из БР и закрыл задачу, то все обращения (в рамках одного пакета) будут автоматически аннулированы. Проставится статус в обращениях «Отказ в предоставлении услуги».

3.3.3. Если заявитель пришел в течение 5 рабочих дней в управу, то сотрудник управы должен проверить пакет документов по каждому члену семьи. Если заявитель принес полный пакет документов и в них достоверные данные, то сотрудник управы во всех обращениях (в рамках одного пакета) должен сформировать сертификат на каждого члена семьи нажатием на кнопку «Сформировать сертификат». В результате выполненных действий в каждом обращении будет сформирован сертификат. Сотрудник управы должен их распечатать.

3.3.4. После того, как каждый сертификат будет распечатан, сотрудник управы должен в каждом обращении (в рамках одного пакета) закрыть за собой задачу «Сформировать сертификат участника оздоровительной кампании» с результатом «Готово». В результате выполненных действий в обращениях проставится статус «Услуга оказана. Решено положительно» и проставится дата фактической подготовки. После этого сотрудник управы проставляет обязательно дату выдачи в каждом обращении.

3.3.5. Если заявитель принес документы и документы оказались недостоверными, то сотрудник управы не формирует сертификаты. Необходимо закрыть задачу в каждом обращении «Сформировать сертификат участника оздоровительной кампании» с результатом «Отказать». В итоге в обращениях проставится статус «Услуга оказана. Отках в предоставлении услуги».

3.4. Заявитель приходит в управу по месту регистрации ребенка. Если заявитель на портале гос.услуг указал в заявке двух детей, у которых разные адреса регистрации, то заявителю предоставлятся возможным указать при подаче заявки управу района на выбор, в которую ему необходимо будет прийти.

2.1 Кнопка «Список обращений»

Для просмотра списка обращений необходимо на главной странице нажать кнопку «Список обращений» (Рисунок 3).

Для возврата на главную страницу следует нажать на слово «АС ГУФ» в верхней части окна с левой стороны экрана.

Рисунок 3. Кнопка список обращений

2.1.1 Представление «Семейный отдых (портал)_Подано»

В поле «Представление» из представленного списка выбрать значение «Семейный отдых (портал)_Подано» (Рисунок 4). На экране будут отобраны обращения, поданные заявителями с Портала государственных услуг города Москвы (далее – Портал)

Рисунок 4. «Обращения по семейному отдыху с портала»

2.2 Поиск обращения и сверка данных на корректность представленных данных заявителем, указанных в заявке на Портале

Для поиска обращений следует:

- на главной странице Системы нажать кнопку «Список обращений»;

1-ый вариант:

- в списке обращений в поле «Представление» выбрать значение « Семейный отдых (портал)_Подано» и найти в списке обращений необходимое;

2-ой вариант:

- в поисковой строке ввести номер заявки, присвоенный на Портале (Рисунок 5). Номер заявки должен сказать заявитель, который он получил на Портале после подачи заявки;

- нажать кнопку поиска либо клавишу «Enter».

Результат поиска:

Рисунок 5. Поиск обращения по номеру заявки, присвоенному на Портале

3-ий вариант:

Поиск обращений по номеру пакета. Номер пакета указан в уведомлении, полченном в личном кабинете заявителя.

- на главной странице АС ГУФ нажать кнопку «Поиск обращений»;

- в открывшемся диалоге расширенного поиска указать следующие параметры:

o в поле «Искать» выбрать значение «Обращения» (по умолчанию проставлено);

o в нижней части окна в поле «Выбрать» выбрать из выпадающего списка значение «Номер пакета»

o в соседнем поле выбрать значение «Равно» (по умолчанию проставлено);

o в следующем соседнем поле ввести номер пакета, например: «00126_2013»;

o Нажать кнопку «Найти» (Рисунок 6).

o В результате выполненных действий будут найдены обращения, которые вошли в данный пакет. Если заявитель указал при подаче заявки с Портала количество отдыхающих – 2 человека, то в номер пакета войдет 2 обращения (Рисунок 6).

Рисунок 6. Поиск обращения обращения по номеру пакета

3-ий вариант:

Также обращение можно найти по ФИО заявителя (Рисунок 7). Для этого необходимо в поисковой строке ввести фамилию.

Обращаем внимание, при вводе ФИО, необходимо после фамилии ставить запятую, например «Гаврилова, Ирина Васильевна». (либо для быстрого поиска достаточно написать часть фамилии, например: «Гаврил»).

Рисунок 7. Поиск обращения по фамилии заявителя

Далее необходимо открыть найденное обращение. Курсор мыши следует подвести к строке и нажать двойным щелчком мыши, НО не следует нажимать на подчеркнутые ссылки. На рисунке 6 красной стрелкой показано, куда необходимо нажать для открытия обращения.

Карточка обращения состоит из 3-х закладок (Рисунок 8):

- 1-я закладка – «Общие сведения».

- 2-я закладка – «Содержание заявления».

- 3-я закладка – «Документы».

Рисунок 8. Карточка обращения

Закладка «Общие Сведения» содержит следующие поля (Рисунок 8):

- Состояние обращения (поле заполняется автоматически; указывается текущий статус обращения);

- Регистрационный номер (заполняется автоматически после регистрации обращения);

- Дата регистрации (время и дата регистрации проставляются автоматически после регистрации обращения);

- Способ информирования (заполняется по умолчанию значением «телефон»);

- Форма обращения (заполняется автоматически значением «Портал гос. услуг»);

- Единый номер обращения (Заполняется автоматически);

- Номер пакета (Заполняется автоматически, номер присваивается в уведомлении, которое приходит в личный кабинет заявителя на Портал);

- Заявитель (заполняется автоматически);

- Доверенное лицо (поле не заполняется);

- Госуслуга (заполняется автоматически);

- Запрашиваемый документ (заполняется автоматически);

- Количество экземпляров (заполняется автоматически);

- Стоимость документа (не заполняется);

- Плановый срок подготовки (заполняется автоматически после регистрации обращения).

- Плановая дата выдачи (заполняется автоматически после регистрации обращения);

- Дата фактической подготовки (поле заполняется автоматически);

- Дата фактической выдачи (заполняется сотрудником Управы).

Закладка «Содержание заявления» содержит следующие поля:

Рисунок 9. Закладка «Содержание заявления»

- Льготная категория (заполняется автоматически);

- Название лагеря (заполняется автоматически);

- Смена (заполняется автоматически);

- Законный представитель (заполняется автоматически значением);

- ОКАТО (Район) (заполняется заполняется автоматически);

- Школа (заполняется автоматически);

- Класс (не заполняется автоматически);

- Номерной фонд (заполняется автоматически, выбранный заявителем номерной фонд указывается в основном обращении. Основное обращение всегда создается либо на Заявителя (если он едет с семьей), либо на второго родителя (если заявитель не едет с семьей, но едет второй родитель). У основного обращения всегда стоит «галочка» в поле «Основное»);

- Основное (Обращение является основным (установлена «галочка»). Основное обращение всегда создается либо на Заявителя (если он едет с семьей), либо на второго родителя (если заявитель не едет с семьей, но едет второй родитель). В обращениях, созданных на детей не будет стоять «галочка» в поле «Основное». В обращении, созданном на второго родителя, не будет стоять галочка «Основное», если заявитель едет с семьей.

- Количество отдыхающих детей (заполняется автоматически);

- Количество отдыхающих родителей (заполняется автоматически);

- Общее количество отдыхающих (заполняется автоматически);

- Заявитель не едет с семьей (заполняется автоматически; если заявитель не едет с семьей, то будет стоять признак «Да», если заявитель едет, то будет указан признак «Нет»);

- Кнопка «Сформировать сертификат» (формируется сотрудником Управы после необходимых предоставленных данных заявителем) (Рисунок 9);

Необходимо обратить внимание, какая льготная категория написана во вкладке «Содержание заявления».

Если указана льготная категория «Дети из малообеспеченных семей», то сотруднику управы необходимо на вкладке «Документы» запросить документы из БР (Базового регистра), не дожидаясь прихода Заявителя.

Если указана льготная категория «Дети, переданные в приемную семью на патронатное воспитание», то сотруднику Управы необходимо ждать Заявителя с документами, подтверждающими данную льготную категорию в течении 5 рабочих дней.

Если по истечению 5 рабочих дней Заявитель не приходит в Управу, то завлению автоматически присваивается статус об отказе. Это уведомление приходит на Портал. Для повторной подачи заявления Заявителю необходимо заново заполнить форму на Портале.

Закладка «Документы» (в обращении на заявителя):

На закладке «Документы» будет представлен перечень документов только самого заявителя (Рисунок 10):

- Уведомление по детскому отдыху (которое автоматически формируется в АС ГУФ и уходит заявителю в личный кабинет на портал гос. услуг);

- Документ, удостоверяющий личность заявителя (Паспорт гражданина РФ);

- Документ, удостоверяющий личность заявителя (Заграничный паспорт) (документ формируется в обращении, если заявитель выбрал базу отдыха, которая находится заграницей).

Рисунок 10. Закладка «Документы» (по заявителю)

Закладка «Документы» (в обращении на второго родителя):

На закладке «Документы» будет представлен перечень документов по второму родителю, который едет отдыхать с семьей (Рисунок 11):

- Уведомление по детскому отдыху (которое автоматически формируется в АС ГУФ и уходит заявителю в личный кабинет на портал гос. услуг);

- Документ, удостоверяющий личность члена семьи (Паспорт гражданина РФ);

- Документ, удостоверяющий личность члена семьи (Заграничный паспорт) (документ формируется в обращении, если заявитель выбрал на портале базу отдыха, которая находится заграницей);

- Документ, удостоверяющий личность заявителя (Паспорт гражданина РФ). Обращаем внимание: Т.к. государственные услуги, которые предаоставляются в Москве через Портал гос.услуг, имеют заявительный характер, то все обращения (в рамках одного пакета) содержат данные о заявителе по умолчанию. Данные о заявителе во всех обращениях будут указаны на первой закладке «Общие сведения» в поле «Заявитель» и на закладке «Документы» в перечне документов.

Рисунок 11. Закладка «Документы» (по второму родителю)

Закладка «Документы» (в обращении на ребенка):

На закладке «Документы» будет представлен перечень документов по ребенку (Рисунок 12):

- Уведомление по детскому отдыху (которое автоматически формируется в АС ГУФ и уходит заявителю в личный кабинет на портал гос. услуг);

- Документ, удостоверяющий личность заявителя (Паспорт гражданина РФ);

- Свидетельство о рождении (формируется в том случе если ребенку до 14 лет) либо Документ, удостоверяющий личность ребенка (Паспорт гражданина РФ) (в случае если ребенку 14 лет и более);

- Документ, удостоверяющий личность ребенка (Заграничный паспорт (документ формируется в обращении, если заявитель выбрал на портале базу отдыха, которая находится заграницей);

Рисунок 12. Закладка «Документы» (по ребенку)

Для проверки документов, необходимо проверить все карточки обращений (в рамках одного пакета), который подал Заявитель. Для этого нужно открыть данные в карточке обращения. Курсор мыши нужно подвести к строке документа и нажать двоным щелчком мыши, НО не нажимать на подчеркнутую ссылку. На рисунке 12 красной стрелкой показано, куда следует нажимать для открытия документа.

Например, в открывшейся карточке документа «Документ, удостоверяющий личность ребенка (паспорт гражданина РФ)» проверить следующие заполненные поля (Рисунок 13):

- ФИО (ребенка);

- Серия;

- Номер;

- Дата (дата выдачи документа);

- Кем выдан.

Рисунок 13. Карточка документа – Документ, удостоверяющий личность ребенка (Паспорт РФ)

Для проверки данных о ребенке необходимо нажать на ФИО ребенка (в данном случае следует подвести курсор мыши к ссылке и нажать на нее). В результате откроется карточка ребенка, в которой будут заполнены следующие данные (Рисунок 14):

- Фамилия;

- Имя;

- Отчество (в том случае, если у ребенка есть отчество);

- Дата рождения;

- Пол;

- Адрес регистрации.

Рисунок 14. Карточка ребенка

В случае, если в «Документе, удостоверяющем личность ребенка» данные о ребенке указаны верно, то следует закрыть карточку ребенка нажатием на кнопку .

Аналогично документу «Документ, удостоверяющий личность ребенка (паспорт гражданина РФ)» необходимо проверить документ заявителя и второго родителя в соответствующих обращениях.

2.2.1 Внесение изменений в документ заявителя/ребенка/второго родителя

В случае некорректно подданной Заявителем информации в данных ребенка/детей (ФИО ребенка, дата рождения, пол, адрес регистрации, свидетельстко о рождении или паспортные данные) или данных заявителя/второго родителя (ФИО заявителя, дата рождения, паспортные данные) сотруднику управы необходимо сделать отказ в обращении (раздел 3.5).

3 Регистрация обращения и запрос сведений из БР

Необходимо сразу запрашивать документ из БР (Базового Регистра), не дожидаясь прихода Заявителя, если на вкладке обращения «Содержание заявления» указана следующая льготная категория:

- Дети из малообеспеченных семей.

Для запроса документов из БР обрабатываются обращения только на детей. В обращениях на заявителя и второго родителя нет данных для запроса, т.к. данные запрашиваются только по ребенку.

3.1.1 Запрашиваемые документы из БР (Базового Регистра)

Для того, чтобы зарегистрировать каждое обращение и запросить документ, подтверждающий льготную категорию ребенка, из БР, необходимо открыть обращение, созданное на ребенка. На закладке «Документы» в нижней части окна будет автоматически сформирован документ «Действующие льготные категории».

Нажатием двойным щелчком мышими в строке документа, откроется карточка документа, в которой будут автоматически заполнены данные по ребенку на закладке «Запрашиваемые атрибуты» (на основании полученных данных с Портала гос. услуг, указанных заявителем), по которым запрашивается документ в базовом регистре.

Рисунок 15. Документ «Действующие льготные категории»

Чтобы запросить документ из БР (Базового регистра), необходимо на закладке «Документы» нажать на кнопку или кнопку (Рисунок 15).

Необходимо зарегистрировать все обращения, которые вошли в один пакет. Найти все обращения можно по номеру пакета (описано выше). В тех обращениях, где не требуется запрос из БР (в обращении заявителя или второго родителя), то можно также нажать кнопку «Зарегистрировать и запросить», в этом случае обращение будет зарегистрировано, но запрос в Базовый регистр не поступит.

Рисунок 16. Регистрация обращения и Запрос документа из БР

В момент регистрации каждого обращения Система запускает механизм проверки, состоящий из следующих этапов:

- проверка задания всех необходимых параметров карточки обращения;

- проверка прикрепления всех обязательных файлов в карточке обращения;

- проверка подтверждения данных карточек документов электронной цифровой подписью (ЭЦП) (Рисунок 17).

Рисунок 17. Процесс подписания ЭЦП

В случае отрицательного прохождения данного механизма Система выдает соответствующее сообщение.

В случае положительного прохождения данного механизма:

- происходит регистрация обращения в Системе (Рисунок 22), обращению присваивается статус «Зарегистрировано»;

- в карточке обращения на закладке «Общие сведения» автоматически заполняются следующие поля (Рисунок 18):

§ ФИО сотрудника, который подписал обращение ЭЦП;

§ регистрационный номер;

§ дата и время регистрации обращения;

§ плановый срок подготовки;

§ плановая дата выдачи.

Рисунок 18. Заполненные поля после регистрации

3.2 Получение сведений, запрошенных из БР (по обращению ребенка)

После нажатия на кнопку (описано выше в инструкции) начинается процесс запроса сведений из БР. Ответ на запрос приходит очень быстро – примерно 1-3 минуты, при нагрузке сервисов может прийти в течение суток.

Как понять пришел ответ на запрос из БР или не пришел.

1. В карточке обращения на закладке «Документы» можно нажать на кнопку в нижней части экранасправа (Обновить) (Рисунок 16).

Если рядом с документами крутятся «зеленые кружки» , то ответ на запрос еще не пришел (Рисунок 16).

Рисунок 16. Запрос в процессе обработки

Если рядом с документом появится значок в виде «скрепки», то ответ на запрос пришел. А также на закладке «Общие сведения» поменяется статус по обращению (Рисунок 17). Если пришел положительный ответ из БР, то статус по обращению будет «Получен ответ из ФОИВ/ОИВ по запросу документа». Если пришел отрицательный ответ, то статус по обращению будет «Запрашиваемые сведения не найдены».

или

Рисунок 17. Ответ на запрос. Положительный / отрицательный

Для просмотра ответа на запрос необходимо:

- двойным щелчком мыши открыть карточку обращения (если она была закрыта);

- выбрать закладку «Документы» и в нижней части окна нажать на скрепку рядом с документом (Рисунок 17);

- нажать на кнопку «Открыть» для открытия полученного документа по запросу из БР (Рисунок 18).

Рисунок 18. Открытие полученного документа по запросу из БР

В результате выполненных действий откроется документ. Необходимо проверить данные, полученные из БР, удостовериться что всё пришло верно.

1. Если были получены корректные данные:

то сотруднику Управы необходимо в карточке обращения закрыть задачу «Рассмотреть запрашиваемый документ и принять решение по предоставлению услуги» с результатом «Готово» (раздел 3.3). Обращению будет присвоен статус «На исполнении. Ожидание прихода заявителя».

2. Если была получена информация, что данные по ребенку не найдены (Рисунок 19):

то сотруднику Управы необходимо в карточке обращения закрыть задачу «Рассмотреть запрашиваемый документ и принять решение по предоставлению услуги» с результатом «Отказать» и указать причину отказа. Обращению будет присвоен статус «Приостановлено. Ожидание предоставления сведений Заявителем».

Заявителю на Портал приходит уведомление о том, что ему необходимо прийти в Управу в течении 5 рабочих дней и принести справку, подтверждающую действующую льготную категорию.

Если по истечению 5 рабочих дней Заявитель не приходит в Управу, то завлению автоматически присваивается статус «Отказ в предоставлении услуги». Это уведомление приходит на Портал. Для повторной подачи заявления Заявителю необходимо заново заполнить форму на Портале.

Рисунок 22. Полученный документ. Данные по запросу не найдены

Не забудьте зарегистрировать все обращения на членов семьи в рамках одного пакета.

3.3 Закрытие задачи «Рассмотреть запрашиваемый документ и принять решение по предоставлению услуги»

После регистрации каждого обращения (даже в тех случаях, когда запрос из БР не предусмотрен –в обращениях на заявителя и/или родитедя) и после запроса сведений из БР (в обращениях на детей) в карточке каждого обращения в разделе «Действия» будет сформирована задача «Рассмотреть запрашиваемый документ и принять решение по предоставлению услуги». Сотрудник Управы должен закрыть данную задачу в каждом обращении. Данный механизм подтверждает в Системе, что сотрудник Управы зарегистрировал и обработал обращение и запросил необходимые сведения из БР.

Для просмотра задачи необходимо в карточке обращения в левой части диалогового окна нажать на раздел «Действия» (Рисунок 27).

Рисунок 27. Раздел «Действия»

3.3.1 Закрытие задачи с результатом «Готово»

Задача закрывается с результатом «Готово», если:

- при запросе сведений из БР пришли корректные данные (данный пункт актуален для тех заявок, где указана льготная категория «дети из малообеспеченной семьи», т.к. требуется запрос из БР).

Для этого необходимо:

- Открыть двойным щелчком мыши задачу в разделе «Действия»;

- в открывшемся диалоговом окне «Задача» в поле «Результат выполнения» выбрать значение «Готово» (Рисунок 28);

- нажать на кнопку (Сохранить как завершенное).

Рисунок 28. Закрытие задачи «Рассмотреть запрашиваемый документ» с результатом Готово

В результате выполненных действий Система попросит подписать данные ЭЦП. Далее следует нажать на кнопку «Подписать», после чего обращению будет присвоен статус «На исполнении.Ожидание прихода заявителя» (Рисунок 29), а задача в разделе «Действия» исчезнет.

Рисунок 29. Статус обращения «На исполнении. Ожидание прихода заявителя»

Закрытую задачу со статусом «Завершено» можно посмотреть в разделе «Журнал» (Рисунок 30).

Рисунок 30. Раздел «Журнал», в котором фисксируются закрытые задачи

3.3.2 Закрытие задачи с результатом «Отказать»

Задача закрывается с результатом «Отказать», если запрашиваемые сведения из БР не найдены (данный пункт актуален для тех заявок, где указана льготная категория «дети из малообеспеченной семьи», т.к. требуется запрос из БР).

Для этого необходимо:

- открыть двойным щелчком мыши задачу в разделе «Действия»;

- в открывшемся диалоговом окне «Задача» в поле «Результат выполнения» выбрать значение «Отказать» (Рисунок 28);

- в поле «Причиный отказа» указать причину отказа;

- нажать на кнопку (Сохранить как завершенное).

Рисунок 28. Закрытие задачи «Рассмотреть запрашиваемый документ» с результатом «Отказать»

В результате выполненных действий Система попросит подписать данные ЭЦП. Далее следует нажать на кнопку «Подписать», после чего обращению будет присвоен статус «Приостановлено. Ожидание предоставления сведений Заявителем» (Рисунок 29), а задача в разделе «Действия» исчезнет.

Рисунок 29. Статус обращения «Приостановлено. Ожидание предоставления сведений Заявителем»

Закрытую задачу со статусом «Завершено» можно посмотреть в разделе «Журнал» (Рисунок 30).

Рисунок 30. Раздел «Журнал», в котором фисксируются закрытые задачи

Не забудьте закрыть задачу во всех обращениях на всех членов семьи, которые вошли в один пакет.

3.3.3 Формирование уведомлений заявителю

После закрытия задачи «Рассмотреть запрашиваемый документ и принять решение по предоставлению услуги» Заявителю в личный кабинет на Портал придет уведомление:

- Если задача была закрыта с результатом «Готово», то уведомление будет содержать информацию о том, чтобы заявитель пришел в управу района по месту регистрации ребенка в течении 5 рабочих дней и предоставил все необходимые документы, чтобы получить сертификат участника оздоровительной компании, необходимый для поездки на отдых.

- Если задача была закрыта с результатом «Отказать», то уведомление будет содержать информацию о том, чтобы заявитель пришел в управу района по месту регистрации ребенка в течении 5 рабочих дней и предоставил документ, подтверждающий льготную категорию каждого ребенка. А тажке для получения сертификата ему необходимо предоставить дополнительно перечень всех необходимых документов.

После закрытия задачи уведомления автоматически формируются в обращении на закладке «Документы» и направляются в личный кабинет заявителя на Портал гос.услуг.

или

Если по истечению 5 рабочих дней Заявитель не приходит в Управу, то каждое обращение в рамках одного пакета автоматически аннулируется и присвоется статус «Услуга оказана. Отказ в предоставлении услуги». Данный статус придет на Портал в личный кабинет заявителя. Для повторной подачи заявления Заявителю необходимо будет заново подать заявку на Портале гос.услуг.

Если Заявитель придет в Управу в установленный срок, то сотруднику Управы необходимо сверить, предоставленные заявителем документы, с данными, которые указаны в обращениях, и сформировать сертификат участника оздоровительной компании.

3.3.4 Ожидание заявителя и приход заявителя в управу

3.3.4.1 Приход заявителя сразу после подачи заявки с Портала гос.услуг

Заявителю необходимо прийти в управу района по месту регистрации ребенка в течение 5 рабочих дней после подачи заявки в том случае, если он в заявке указал льготную категорию ребенка «дети, переданные в приемную семью на патронатное воспитание». Т.к. данная категория не запрашивается через базовый регистр, то заявитель должен предоставить документ, подтверждающий льготную категорию ребенка. Об этом заявитель будет извещен, после подачи заявки, ему придет уведомление в личный кабинет.

Если заявитель пришел в указанный срок и предоставил все необходимые сведения, и данные на бумаге совпадают с данными, указанными в АС ГУФ, то сотрудник управы имеет право сформировать сертификат и выдать на руки заявителю. Алгоритм формирования сертификата и выдачи его заявителю описан в разделе 3.3.5 и 3.4.

Если заявитель пришел в указанный срок и предоставил неполный комплект документов либо данные, указанные в заявке не достоверны, то сотруднику управы необходимо сделать отказ в регистрации. Подробно описано в разделе 3.5.

Если заявитель не пришел в указанный срок, то его заявка будет автоматически аннулирована, а обращения, которые пришли с Портала в АС ГУФ (на заявителя и/или второго родителя, на детей) получат статус «Отказ в регистрации». Также данная информация будет направлена заявителю в личный кабинет на Портал.

3.3.4.2 Приход заявителя после закрытия задачи «Рассмотреть запрашиваемый документ и принятие решения по предоставлению услуги» с результатом Готово

Если заявитель подал заявку на Портале гос. услуг и в заявке указал категорию «Дети из малообеспеченной семьи», то в этом случае заявителю не нужно сразу приходить в управу района. После получения заявки с Портала сотрудник управы начинает обработку обращений, запускает процесс регистрации и запрос сведений по подтверждению льготной категории детей из Базового регистра. После подачи заявки заявитель будет об этом извещен, ему придет уведомление на Портал в личный кабинет.

После того, как сотрудник управы запросил сведения из БР и закрыл задачу «Рассмотреть запрашиваемый документ и принять решение по предоставлению услуги» с результатом «Готово», заявителю придет уведомление, содержащее информацию о необходимости прихода в управу в течение 5 рабочих дней для предоставления необходимых документов и получения сертификата.

Если заявитель пришел в указанный срок и предоставил все необходимые сведения, и данные на бумаге совпадают с данными, указанными в АС ГУФ, то сотрудник управы имеет право сформировать сертификат и выдать на руки заявителю. Алгоритм формирования сертификата и выдачи его заявителю описан в разделе 3.3.5 и 3.4.

Если заявитель пришел в указанный срок и предоставил неполный комплект документов либо данные, указанные в заявке не достоверны, то сотруднику управы необходимо сделать отказ в предоставлении услуги. Подробно описано в разделе 3.6.

Если заявитель не пришел в указанный срок, то его заявка будет автоматически аннулирована, а обращения, которые пришли с Портала в АС ГУФ (на заявителя и/или второго родителя, на детей) получат статус «Услуга оказана. Отказ в предоставлении услуги». Также данная информация будет направлена заявителю в личный кабинет на Портал.

3.3.4.3 Приход заявителя после закрытия задачи «Рассмотреть запрашиваемый документ и принятие решения по предоставлению услуги» с результатом Отказать

Если заявитель подал заявку на Портале гос. услуг и в заявке указал льготную категорию «Дети из малообеспеченной семьи», то в этом случае заявителю не нужно сразу приходить в управу района. После получения заявки с Портала сотрудник управы начинает обработку обращений, запускает процесс регистрации и запрос сведений по подтверждению льготной категории детей из Базового регистра. После подачи заявки заявитель будет об этом извещен, ему придет уведомление на Портал в личный кабинет.

После того, как сотрудник управы запросил сведения из БР и закрыл задачу «Рассмотреть запрашиваемый документ и принять решение по предоставлению услуги» с результатом «Отказать» (т.к. запрошенные сведения не найдены), заявителю придет уведомление, содержащее информацию о необходимости прихода в управу в течение 5 рабочих дней для подтверждения льготной категории ребенка и предоставления необходимых документов для получения сертификата.

Если заявитель пришел в указанный срок и предоставил все необходимые сведения, и данные на бумаге совпадают с данными, указанными в АС ГУФ, то сотрудник управы должен отсканировать документ, подтверждающий льготную категорию, и прикрепить электронный образ документа в карточку обращения (подробно описано в разделе 3.3.5). После этого сотрудник управы имеет право сформировать сертификат и выдать на руки заявителю. Алгоритм формирования сертификата и выдачи его заявителю описан в разделе 3.3.5 и 3.4. Т.к. в данном случае в обращении стоит статус «Пристановлено. Ожидание предоставления сведений Заявителем», то перед тем как формировать сертификат необходимо возобновить процесс по обращению (подробно описано в разделе 3.3.5).

Если заявитель пришел в указанный срок и предоставил неполный комплект документов либо данные, указанные в заявке не достоверны, то сотруднику управы необходимо сделать отказ в предоставлении услуги. Подробно описано в разделе 3.6.

Если заявитель не пришел в указанный срок, то его заявка будет автоматически аннулирована, а обращения, которые пришли с Портала в АС ГУФ (на заявителя и/или второго родителя, на детей) получат статус «Услуга оказана. Отказ в предоставлении услуги». Также данная информация будет направлена заявителю в личный кабинет на Портал.

3.3.5 Возобновление выполнения обращения после предоставления Заявителем необходимых сведений

Возобновление выполнения обращения возможно только в том случае, когда запрашиваемые Заявителем документы не были найдены в БР (Базовом регистре) и Заявитель в течение 5 рабочих дней принес необходимые документы, подтверждающие данную льготную категорию.

Для того, чтобы возобновить выполнение обращения, в каждом обращении (в рамках одного пакета) необходимо нажать на кнопку «Другие действия» и выбрать значение «Возобновление выполнения обращения» и обязательно необходимо назвать причину возобновления, например «Заявитель принес необходимые документы» (Рисунок 41, Рисунок 42).

Обращению будет присвоен статус «На исполнении. Зарегистрировано» (Рисунок 43).

Рисунок 41. Нажатие кнопки «Возобновить выполнение обращения»

Рисунок 42. Причина

Рисунок 43. Статус «На исполнении.Зарегистрировано»

Далее необходимо прикрепить отсканированный электронный образ документа, который принес Заявитель в Управу.

3.3.6 Прикрепление отсканированного документа в карточку обращения

В случае если при запросе льготной категории ребенка из Базового регистра, сведения не были найдены, то заявителю необходимо прийти в управу и принести документ, подтверждающий льготную категорию ребенка. Сотрудник управы должен отсканировать документ и прикрепить электронный образ в карточку обращения.

Для этого необходимо:

- открыть необходимое обращение со статусом «Приостановлено. Ожидание прихода заявителя», в котором сведения из базового регистра не найдены;

- на закладке «Документы» перенести документ «Действующие льготные категории» из нижней части в верхнюю по кнопке (Переместить вверх) (Рисунок 30).

Рисунок 30. Перемещение документа в верхнюю часть экрана

- двойныйм щелчком мыши открыть документ;

- в открывшейся карточке документа на верхней панели нажать кнопку (Вложить файл);

- в открывшемся окне «Добавить вложение» через кнопку «Обзор» вложить отсканированный документ. После вложения файла нажать кнопку «Закрыть». В результате выполненных действий файл будет прикреплен (Рисунок 31).

Рисунок 31. Прикрепление электронного образа документа

3.3.7 Формирование сертификата, если все данные заявителя достоверны

В каждом обращении (в рамках одного пакета) на закладке «Содержание заявления» необходимо нажать на кнопку «Сформировать сертификат» (Рисунок 31).

После нажатия на кнопку «Сформировать сертификат» на закладке «Документы» будет сформирован документ, рядом будет отображен значок в виде срепки. Если документ не появился на экране, то необходимо нажать кнопку справа (Обновить).

Рисунок 31. Формирование сертификата

Для просмотра сертификата необходимо нажать на значок скрепки «Открыть» и в программе Microsoft Word откроется Сетрификат участника оздоровительной компании, который необходимо распечатать (Рисунок 32).

Рисунок 32. Сертификат участника оздоровительной компании

Для печати «Сертификата участника оздоровительной компании» необходимо в файле MS Word нажать кнопку «Быстрая печать».

3.4 Закрытие задачи «Сформировать сертификат»

После печати сертификата участника оздоровительной компании в карточке обращения в разделе «Действия» будет сформирована задача «Сформировать сертификат». Сотрудник Управы должен закрыть задачу. Данный механизм подтверждает в Системе, что сотрудник Управы обработал обращение и после этого обращению будет присвоен статус «Решено положительно».

Для просмотра задачи необходимо в карточке обращения в левой части диалогового окна нажать на раздел «Действия» в левой части окна (Рисунок 33).

Рисунок 33. Раздел «Действия» - Задача «Сформировать сертификат»

3.4.1 Закрытие задачи с результатом «Готово»

Задача закрывается с результатом «Готово» если заявитель предоставил все необходимые документы и данные в документах соответствуют данным, указанным в системе.

Для этого необходимо:

- в открывшемся диалоговом окне «Задача» в поле «Результат выполнения» выбрать значение «Готово» (Рисунок 34);

- нажать на кнопку (Сохранить как завершенное).

Рисунок 34. Закрытие задачи «Сформировать сертификат»

В результате выполненных действий Система попросит подписать данные ЭЦП. Следует нажать на кнопку «Подписать», после чего обращению будет присвоен статус «Услуга оказана. Решено положительно» (Рисунок 35) и проставится дата фактической подготовки, а задача в разделе «Действия» исчезнет.

Рисунок 35. Статус обращения «Услуга оказана. Решено положительно»

Закрытую задачу со статусом «Завершено» можно посмотреть в разделе «Журнал» (Рисунок 30).

Рисунок 36. Раздел «Журнал», в котором фисксируются закрытые задачи

После того, как сотрудник Управы распечатает сертификат и закроет задачу «Сформировать сертификат», необходимо вручную проставить дату фактической выдачи и нажать кнопку «Сохранить» (Рисунок 41). После этого обращение будет закрыто и списано в архив. До тех пор пока не будет проставлена дата выдачи, обращение будет считаться открытым, в дальнейшем приведет к тому, что в статистике будет отображаться информация, что заявителю сертификат на руки не выдан.

Рисунок 37. Дата фактической подготовки

Не забудьбе закрыть задачу во всех обращениях на членов семьи, которые вошли в один пакет.

Закрытые обращения можно просматривать в представлении «Закрытые обращения». Для этого необходимо на главной странице АС ГУФ нажать кнопку «Список обращений». В открывшемся диалоговом окне выбрать представление «Закрытые обращения». В результате будут отобраны все закрытые обращения.

3.4.2 Закрытие задачи с результатом «Отказать»

Задача закрывается с результатом «Отказать» если заявитель предоставил не полный комплект документов либо предоставленные данные заявителем не достоверны либо данные в документах не соответствуют данным, указанным в системе.

Для этого необходимо:

- в открывшемся диалоговом окне «Задача» в поле «Результат выполнения» выбрать значение «Отказать» (Рисунок 34);

- нажать на кнопку (Сохранить как завершенное).

Рисунок 34. Закрытие задачи «Сформировать сертификат»

В результате выполненных действий Система попросит подписать данные ЭЦП. Следует нажать на кнопку «Подписать», после чего обращению будет присвоен статус «Услуга оказана. Отказ в предоставлении услуги» (Рисунок 35), а задача в разделе «Действия» исчезнет.

Рисунок 35. Статус обращения «Услуга оказана. Отказ в предоставлении услуги»

Закрытую задачу со статусом «Завершено» можно посмотреть в разделе «Журнал» (Рисунок 30).

Рисунок 36. Раздел «Журнал», в котором фисксируются закрытые задачи

3.5 Отказ в регистрации

Для льготной категории «дети, переданные в приемную семью на патронатное воспитание»:

Если заявитель подал заявку на Портале гос. услуг и не пришел в течение 5 рабочих дней, то обращения (которые пришли с Портала в АС ГУФ в рамках одного пакета) будут автоматически аннулированы и по ним проставится статус «Отказ в регистрации».

Если заявитель после подачи заявки с Портала предоставил в управу района неполный комплект документов либо документы содержат недостоверные данные, то сотруднику управы необходимо сделать отказ в регистрации в каждом обращении (в рамках одного пакета).

Если заявитель подал заявку на Портале с указанием льготной категории, которую необходимо запросить из БР, и сотрудник управы перед тем как зарегистрировать обращение и запросить сведения из БР, находит в обращении в данных заявителя ошибки либо некорректные данные, то необходимо сделать отказ в регистрации.

Для этого следует:

- открыть каждое обращение;

- в обращении нажать кнопку в верхей панели диалогового окна «Другие действия» и из выпадающего списка выбрать значение «Отказать в регистрации обращения» (Рисунок 42);

Рисунок 42. Отказ в регистрации обращения

- указать причину отказа и нажать кнопку «ОК» (Рисунок 43).

Рисунок 43. Причина отказа в регистрации обращения

В результате выполненных действий обращение на экране пропадет, т.к. оно станет не активным. Данное обращение можно посмотреть в списке обращений в представлении «Закрытые обращения» (Рисунок 43).

Рисунок 43. Представление «Закрытые обращения»

Статус в обращении поменяется на «Отказ в регистрации» (Рисунок 43).

Рисунок 43. Обращение. Статус «Отказ в регистрации»

3.6 Отказ в предоставлении услуги

После того, как сотрудник управы запросил сведения из БР и закрыл задачу «Рассмотреть запрашиваемый документ и принятие решения по предоставлению услуги», заявителю придет уведомление, содержащее информацию о необходимости прихода в управу в течение 5 рабочих дней для предоставления необходимых документов и получения сертификата или о необходимости подтвердить льготную категорию ребенка (в случае есди запрашиваемые сведения не найдены в БР).

Если заявитель не пришел в указанный срок, то его заявка будет автоматически аннулирована, а обращения, которые пришли с Портала в АС ГУФ (на заявителя и/или второго родителя, на детей) получат статус «Услуга оказана. Отказ в предоставлении услуги».

Если заявитель пришел в указанный срок и предоставил неполный комплект документов либо данные, указанные в заявке не достоверны, то сотруднику управы необходимо сделать отказ в предоставлении услуги в каждом обращении в рамках одного пакета.

Для этого необходимо:

- открыть карточку обращения;

- в разделе «Действия» открыть задачу «Сформировать сертификат»

- в открывшемся диалоговом окне «Задача» в поле «Результат выполнения» выбрать значение «Отказать» (Рисунок 34);

- нажать на кнопку (Сохранить как завершенное).

Рисунок 34. Закрытие задачи «Сформировать сертификат»

В результате выполненных действий Система попросит подписать данные ЭЦП. Следует нажать на кнопку «Подписать», после чего обращению будет присвоен статус «Услуга оказана. Отказ в предоставлении услуги» (Рисунок 35), а задача в разделе «Действия» исчезнет.

Рисунок 35. Статус обращения «Услуга оказана. Отказ в предоставлении услуги»

Закрытую задачу со статусом «Завершено» можно посмотреть в разделе «Журнал» (Рисунок 30).

Рисунок 36. Раздел «Журнал», в котором фисксируются закрытые задачи

4 Создание документа «Действующие льготные категории», в случае если документ не запрашивается из БР

Не запрашивать документ из БР, если заявителем были указаны следующие льготная категория «Дети, переданные в приемную семью на патронатное воспитание».

Сотруднику Управы необходимо ждать Заявителя в течении 5 рабочих дней, для того чтобы он принес документы, необходимые для подтверждения льготной категории.

Если по истечению 5 рабочих дней Заявитель не приходит в Управу, то завлению автоматически присваивается статус «Отказ в регистрации обращения». Это уведомление приходит на Портал. Для повторной подачи заявления Заявителю необходимо будет заново заполнить форму на Портале и подать заявку.

4.1.1 Документ «Действующие льготные категории»

После того, как Заявитель придет в Управу, необходимо проверить все его документы. Если документы достоверны, то необходимо отсканировать документ, подтверждающий льготную категорию и прикрепить электронный образ документа к карточке обращения.

Для этого необходио:

- открыть карточку обращения на ребенка (т.к. именно по ребенку запрашивается документ);

- открыть в обращении закладку «Документы» (именно по этой закладке можно понять, на кого создано обращение (если на закладке присутствуют документы на ребенка, значит оборащение создано на ребенка; если на закладке «Документы» указаны документы только заявителя, значит обращение создано на заявителя; если на закладке «Документы» указаны документы члена семьи (т.е. второго родителя), значит обращение создано на второго родттеля);

- на закладке «Документы» нажать кнопку для добавления документа;

Рисунок 44. Нажатие кнопки «Переместить вверх» документ

- в открывшемся диалоговом окне заполнить следующие поля:

o поле «Вид документа» (в поле выбрать документ: «Действующие льготные категории»;

o поле «Серия» (заполнить, если есть серия документа);

o поле «Номер» (заполнить, если есть номер документа);

o поле «Дата» (заполнить, если есть дата документа);

o поле «Срок действия» (заполнить, если есть срок действия документа)

Поле «Вид документа» можно заполнить одним из следующих способов:

1-ый способ (представлен на примере выбора значения «Действующие льготные категории»):

- в поле ввести часть слова, например «действ»;

- в поле появится желтый треугольник ;

- нажать на желтый треугольник. Появится перечень найденный совпадений со значением «действ» (Рисунок 45);

Рисунок 45. Заполнение поля «Вид документа». Найденные совпадения

- из представленного списка совпадений выбрать значение «Действующие льготные категории». Значение проставится в поле «Вид документа».

- нажать кнопку (Сохранить).

2-ой способ:

- в поле ввести справа нажать кнопку для открытия справочника и выбора значения;

- в открывшемся справочнике в поисковой строке ввести часть слова, например «действ» и нажать кнопку поиска ;

- в результате в диалоговом окне будут найдены значения;

- курсором мыши выделить значение «Действующие льготные категории» и нажать кнопку «ОК» (Рисунок 46).

- найденное значение проставится в поле «Вид документа»;

- нажать кнопку (Сохранить).

Рисунок 46. Заполнение поля «Вид документа». Найденные совпадения

После заполнения вышеописанных полей следует отсканировать электронный образ документа, сохранить на своем компьютере и прикрепить электронный образ документа в документ «Действующие льготные категории». Для этого необходимо:

- в карточке документа нажать кнопку (Вложить файл) (Рисунок 47);

- в открывшемся диалоговом окне «Добавить вложение» нажать кнопку (Рисунок 47);

Рисунок 47. Нажатие кнопки «Вложить файл»

- в открывшемся диалоговом окне для выбора файла необходимо выбрать отсканированный файл с вашего компьютера вставить, после чего нажать на кнопку и (Рисунок 48Рисунок 24).

Рисунок 48. Выбор файла

- в результате выполненных действий в карточке документа будет отображен вложенный файл (Рисунок 49).

Рисунок 49. Вложенный файл в карточке документа

После заполнения всех полей в карточке документа и прикрепления электронного образа необходимо нажать кнопку .

В результате выполненных действий добавленные документы будут отображены на закладке «Документы» (Рисунок 50). Если документы не появились, нажмите кнопку справа (Обновить).

Рисунок 50. Закладка «Документы». Добавленные документы

Технология закрытия задач, формирования сертификатов описано выше в инструкции.