RSS

«Обеспечение отдыха детей льготных категорий в сопровождении родителя (законного представителя)»

Инструкция по созданию и обработке обращений в рамках оказания услуги «Обеспечение отдыха детей льготных категорий в сопровождении родителя (законного представителя)»

(в рамках очного визита заявителя, ребенок которого проживает в Троицком и Новомосковском административных округах города Москвы)

Листов 58

СОДЕРЖАНИЕ

1 Подготовка к работе

1.1 Запуск Системы

1.1 Проверка работоспособности Системы

2 Описание операций

2.1 Кнопка «Список обращений»

2.2 Поиск обращения и сверка данных на корректность представленных данных заявителем, указанных в заявке на Портале

3 Регистрация обращения и запрос сведений из БР

3.2 Получение сведений, запрошенных из БР (по обращению ребенка)

3.3 Закрытие задачи «Рассмотреть запрашиваемый документ и принять решение по предоставлению услуги»

3.4 Закрытие задачи «Сформировать сертификат»

3.5 Отказ в регистрации

3.6 Отказ в предоставлении услуги

4 Создание документа «Действующие льготные категории», в случае если документ не запрашивается из БР

1 Подготовка к работе

1.1 Запуск Системы

Требования к рабочему месту для работы в Автоматизированной системе «Единая система автоматизации централизованного предоставления государственных услуг и контроля исполнения функций» (далее – АС ГУФ, Система):

- наличие Корпоративной мультисервисной сети (КМС) (т.е. сеть мэрии);

- операционная система Microsoft Windows XP (и выше);

- интернет-браузер Microsoft Internet Explorer 7.0 и выше.

Для входа в Систему в адресной строке интернет-обозревателя необходимо ввести адрес: http://asguf3.mos.ru/ .[БДЮ1]

При подключении к Системе появится окно авторизации (Рисунок 1).

Рисунок 1. Окно авторизации в Системе

Для осуществления входа в Систему в окне авторизации необходимо ввести персональные учетные данные пользователя – логин и пароль. После ввода данных следует нажать кнопку «ОК».

В результате выполненных действий осуществляется вход на главную страницу Системы (Рисунок 2).

Рисунок 2. Главная страница

1.1 Проверка работоспособности Системы

Система работает исправно, если после входа и авторизации пользователя в Системе происходит переход на Главную страницу и не возникает сообщений об ошибках. В случае возникновения ошибки, либо других проблем при работе в АС ГУФ необходимо позвонить в техническую поддержку – тел. 8 (495) 587-97-98 либо написать на на почту: asguf@mos.ru

2 Описание операций

Краткое описание. Действия сотрудника ТиНАО:

1. Сотрудник ТиНАО заполняет шаблон в формате Excel на семью (см. интсрукцию по заполнению шаблона).

2. Загружает шаблон в АС ГУФ. Перед тем как загрузить данные в систему необходимо удостовериться, что заявитель предоставил полный комплект документов и все данные достоверны.

3. В результате загрузки шаблона будет отображен пакетный номер и количество созданных в АС ГУФ обращений. Количество обращений в рамках пакета будет ровняться количеству отдыхающих членов семьи. Каждое обращение создается на каждого человека. Прсле загрузки шаблона обращения автоматически зарегистрируются в АС ГУФ.

4. Сотрудник ТиНАО должен найти обращения по номеру пакета.

5. В обращении на ребенка (детей) прикрепить отсканированный заранее электронный образ документа, подтверждающий льготную категорию ребенка.

6. Сформировать сертификат в каждом обращении.

7. Закрыть задачу в каждом обращении «Сформировать сертификат участиника оздоровительной кампании» с результатом Готово.

8. Проставить дату фактической выдачи в каждом обращении.

При работе АС ГУФ необходимо обрабатывать все обращения в рамках одного пакета, созданного на семью.

2.1 Загрузка шаблона в АС ГУФ

Для загрузки шаблона в АС ГУФ необходимо:

- на главной странице нажать кнопку «Пакетная заливка обращений по семейному отдыху» (Рисунок 3);

Рисунок 3. Кнопка «Пакетная заливка обращений по семейному отдыху»

- в открывшемся диалоговом окне указать:

o количенство отдыхающих (например, если в шаблоне введены данным по 3 людям (мать и двое детей, например), которые едут на отдых, то в окне указать цифру 3);

o в поле «Лагерь» выбрать из справочника базу отдыха (Рисунок 3);

Рисунок 3. Выбор лагеря (базы отдыха) из справочника

o в поле «Смена» выбрать из справочника необходимый заезд (смену) (Рисунок 3).

Рисунок 3. Выбор смены в лагерь (базу отдыха) из справочника

o нажать кнопку «Выбрать номер». В открывшемся диалоговом окне «Выберите номерной фонд» будет предложен список номеров с вариантами (в зависимости от количества отдыхающих). Если было указано 3 человека, то возможно выбрать 3-х местный номер (Рисунок 6).

Рисунок 6. Выбор номерного фонда

o прикрепить ранее заполненный и сохраненный шаблон на Вашем компьютере по кнопке «Обзор» (Рисунок 7);

Рисунок 7. Прикрепление шаблона

o нажать кнопку «Зарегистрировать» (Рисунок 8).

Рисунок 8. Регистрация обращений при пакетной заливке шаблона

Дождитесь регистрации обращений. При успешной регистрации в диалоговом окне заливки шаблона появитеся информационное сообщение с указанием:

- количества созданных обращений (на примере: 3 обарщения);

- количества пропущенных строк (на примере: 0). 0 пропущенных строки означает, что при заливке шаблона дублей в данных детей не найдены;

- пакетного номера обращения (на примере: ОЧ-00427-2013).

Рисунок 9. Регистрация обращений. Присвоение пакетного номера

Закройте всплывающее окно нажатием на крестик в правом верхнем углу.

ЗАПИШИТЕ ПАКЕТНЫЙ НОМЕР СОЗДАННЫХ ОБРАЩЕНИЙ В БЛОКНОТ, ЧТОБЫ НЕ ЗАБЫТЬ!!![БДЮ2]

2.2 Поиск обращений по номеру пакета

На главной странице в АС ГУФ необходимо:

- нажать кнопку «Поиск обращений» (Рисунок 9).

Рисунок 9. Кнопка «Поиск обращений»

- в открывшемся диалоге расширенного поиска указать следующие параметры:

o в поле «Искать» выбрать значение «Обращения» (по умолчанию проставлено);

o в нижней части окна в поле «Выбрать» выбрать из выпадающего списка значение «Номер пакета»;

o в соседнем поле выбрать значение «Равно» (по умолчанию проставлено);

o в следующем соседнем поле ввести номер пакета, например: ОЧ-00427-2013;

o нажать кнопку «Найти» (Рисунок 11).

o в результате выполненных действий будут найдены обращения, которые вошли в данный пакет. Если заявитель указал в самом шаблоне и в диалоговом окне загрузки шаблона количество отдыхающих – 3 человека, то в номер пакета войдет 3 обращения (Рисунок 11).

Рисунок 11. Поиск обращений по номеру пакета

Для просмотра карточки обращения необходимо нажать двойным щелчком мыши на строчку, но не нажимайте на ссылки в строке. Как нажимать – указано стрелкой на рисунке выше.

Карточка созданного обращения представлена на рисунке (Рисунок 12).

Рисунок 12. Карточка созданного обращения

2.3 Кнопка «Список обращений»

Для просмотра списка обращений необходимо на главной странице нажать кнопку «Список обращений» (Рисунок 3).

Для возврата на главную страницу следует нажать на слово «АС ГУФ» в верхней части окна с левой стороны экрана.

Рисунок 3. Кнопка список обращений

2.3.1 Представление «Семейный отдых (очные визиты)»

В поле «Представление» из представленного списка выбрать значение « Семейный отдых (очные визиты)» (Рисунок 4). На экране будут отобраны обращения, созданные при пакетной заливке шаблона по семейному отдыху (в рамках очных визитов).

Рисунок 4. «Обращения по семейному отдыху (очные визиты)»

Также обращение можно найти по ФИО заявителя в списке обращений (Рисунок 7). Для этого необходимо в поисковой строке ввести фамилию.

Обращаем внимание, при вводе ФИО, необходимо после фамилии ставить запятую, например «Гаврилова, Ирина Васильевна». (либо для быстрого поиска достаточно написать часть фамилии, например: «Гаврил»).

Рисунок 7. Поиск обращения по фамилии заявителя

Далее необходимо открыть найденное обращение. Курсор мыши следует подвести к строке и нажать двойным щелчком мыши, НО не следует нажимать на подчеркнутые ссылки.[БДЮ3] На рисунке 6 красной стрелкой показано, куда необходимо нажать для открытия обращения.

2.3.2 Карточка обращения

Карточка обращения состоит из 3-х закладок (Рисунок 8):

- 1-я закладка – «Общие сведения».

- 2-я закладка – «Содержание заявления».

- 3-я закладка – «Документы».

Рисунок 8. Карточка обращения

Закладка «Общие Сведения» содержит следующие поля (Рисунок 8):

- Состояние обращения (поле заполняется автоматически; указывается текущий статус обращения);

- Регистрационный номер (заполняется автоматически после регистрации обращения);

- Дата регистрации (время и дата регистрации проставляются автоматически после регистрации обращения);

- Способ информирования (заполняется по умолчанию значением «телефон»);

- Форма обращения (заполняется автоматически значением «Портал гос. услуг»);

- Единый номер обращения (Заполняется автоматически);

- Номер пакета (Заполняется автоматически);

- Заявитель (заполняется автоматически);

- Доверенное лицо (поле не заполняется);

- Госуслуга (заполняется автоматически);

- Запрашиваемый документ (заполняется автоматически);

- Количество экземпляров (заполняется автоматически);

- Стоимость документа (не заполняется);

- Плановый срок подготовки (заполняется автоматически после регистрации обращения).

- Плановая дата выдачи (заполняется автоматически после регистрации обращения);

- Дата фактической подготовки (поле заполняется автоматически);

- Дата фактической выдачи (заполняется сотрудником Управы).

Закладка «Содержание заявления» содержит следующие поля:

Рисунок 9. Закладка «Содержание заявления»

- Льготная категория (заполняется автоматически);

- Название лагеря (заполняется автоматически);

- Смена (заполняется автоматически);

- Законный представитель (заполняется автоматически значением);

- ОКАТО (Район) (заполняется заполняется автоматически);

- Школа (заполняется автоматически; данные о школе отображаются только в обращениях на детей);

- Класс (заполняется автоматически; данные о школе отображаются только в обращениях на детей);

- Номерной фонд (заполняется автоматически, выбранный заявителем номерной фонд отображается только в основном обращении. Основное обращение всегда создается либо на Заявителя (если он едет с семьей), либо на второго родителя (если заявитель не едет с семьей, но едет второй родитель). У основного обращения всегда стоит «галочка» в поле «Основное»);

- Основное (если установлена «галочка», то обращение является основным). Основное обращение всегда создается либо на Заявителя (если он едет с семьей), либо на второго родителя (если заявитель не едет с семьей, но едет второй родитель). В обращениях, созданных на детей не будет стоять «галочка» в поле «Основное». В обращении, созданном на второго родителя, не будет стоять галочка «Основное», если заявитель едет с семьей.

- Количество отдыхающих детей (заполняется автоматически);

- Количество отдыхающих родителей (заполняется автоматически);

- Общее количество отдыхающих (заполняется автоматически);

- Заявитель не едет с семьей (заполняется автоматически; если заявитель не едет с семьей, то будет стоять признак «Да», если заявитель едет, то будет указан признак «Нет»);

- Кнопка «Сформировать сертификат» (сертификат формируется сотрудником ТиНАО после необходимых предоставленных данных заявителем) (Рисунок 9);

Закладка «Документы» (в обращении на заявителя):

На закладке «Документы» будет представлен перечень документов только самого заявителя (Рисунок 10):

- Документ, удостоверяющий личность заявителя (Паспорт гражданина РФ);

- Документ, удостоверяющий личность заявителя (Заграничный паспорт) (документ формируется в обращении, если в шаблоне были указанные данные о заграничном паспорте заявителя).

Рисунок 10. Закладка «Документы» (по заявителю)

Закладка «Документы» (в обращении на второго родителя; в случае если в шаблоне были указаныее о нем данные):

На закладке «Документы» будет представлен перечень документов по второму родителю, который едет отдыхать с семьей (Рисунок 11):

- Документ, удостоверяющий личность члена семьи (Паспорт гражданина РФ);

- Документ, удостоверяющий личность члена семьи (Заграничный паспорт) (документ формируется в обращении, если в шаблоне были указанные данные о заграничном паспорте второго родителя);

- Документ, удостоверяющий личность заявителя (Паспорт гражданина РФ). Обращаем внимание: Т.к. государственные услуги, которые предаоставляются в Москве и обрабатываются в АС ГУФ, имеют заявительный характер, то во всех обращениях (в рамках одного пакета) хранятся данные о заявителе по умолчанию. Данные о заявителе во всех обращениях будут указаны на первой закладке «Общие сведения» в поле «Заявитель» и на закладке «Документы» в перечне документов.

Рисунок 11. Закладка «Документы» (по второму родителю)

Закладка «Документы» (в обращении на ребенка):

На закладке «Документы» будет представлен перечень документов по ребенку (Рисунок 12):

- Свидетельство о рождении (формируется в том случе если ребенку до 14 лет) либо Документ, удостоверяющий личность ребенка (Паспорт гражданина РФ) (в случае если ребенку 14 лет и более);

- Документ, удостоверяющий личность ребенка (Заграничный паспорт) (документ формируется в обращении, если в шаблоне были указанные данные о заграничном паспорте ребенка);

- Документ, удостоверяющий личность заявителя (Паспорт гражданина РФ). Обращаем внимание: Т.к. государственные услуги, которые предаоставляются в Москве и обрабатываются в АС ГУФ, имеют заявительный характер, то во всех обращениях (в рамках одного пакета) хранятся данные о заявителе по умолчанию. Данные о заявителе во всех обращениях будут указаны на первой закладке «Общие сведения» в поле «Заявитель» и на закладке «Документы» в перечне документов.

Рисунок 20. Закладка «Документы» (по ребенку)

Для проверки документов, необходимо сверить все карточки обращений (в рамках одного пакета), который подал Заявитель. Для этого нужно открыть данные в карточке обращения. Курсор мыши нужно подвести к строке документа и нажать двоным щелчком мыши, НО не нажимать на подчеркнутую ссылку. На рисунке выше красной стрелкой показано, куда следует нажимать для открытия документа.

Например, в открывшейся карточке документа «Документ, удостоверяющий личность ребенка (паспорт гражданина РФ)» проверить следующие заполненные поля (Рисунок 13):

- ФИО (ребенка);

- Серия;

- Номер;

- Дата (дата выдачи документа);

- Кем выдан.

Рисунок 13. Карточка документа – Документ, удостоверяющий личность ребенка (Паспорт РФ)

Для проверки данных о ребенке необходимо нажать на ФИО ребенка (в данном случае следует подвести курсор мыши к ссылке и нажать на нее). В результате откроется карточка ребенка, в которой будут заполнены следующие данные (Рисунок 14):

- Фамилия;

- Имя;

- Отчество (в том случае, если у ребенка есть отчество);

- Дата рождения;

- Пол;

- Адрес регистрации.

Рисунок 14. Карточка ребенка

В случае, если в «Документе, удостоверяющем личность ребенка» данные о ребенке указаны верно, то следует закрыть карточку ребенка нажатием на кнопку .

Аналогично документу «Документ, удостоверяющий личность ребенка (паспорт гражданина РФ)» необходимо проверить документ заявителя и второго родителя в соответствующих обращениях.

Не забудьте обрабатывать все обращения, созданные в рамках одного пакета.[БДЮ4]

2.3.3 Прикрепление отсканированного документа по льготной категории ребенка в карточку обращения

Сотрудник ТиНАО должен заранее отсканировать документ, подтверждающий льготную категорию ребенка, сохранить электронный образ документам на своем компьютере и прикрепить к карточке обращения ребенка.

Для этого необходимо:

- открыть обращение, созданное на ребенка;

- на закладке «Документы» нажать кнопку для добавления документа;

Рисунок 44. Нажатие кнопки «Добавить документ»

- в открывшемся диалоговом окне заполнить следующие поля:

o поле «Вид документа» (в поле выбрать документ с названием: «Действующие льготные категории»;

o поле «Серия» (заполнить, если есть серия документа);

o поле «Номер» (заполнить, если есть номер документа);

o поле «Дата» (заполнить, если есть дата документа);

o поле «Срок действия» (заполнить, если есть срок действия документа)

Поле «Вид документа» можно заполнить одним из следующих способов:

1-ый способ (представлен на примере выбора значения «Действующие льготные категории»):

- в поле ввести часть слова, например «действ»;

- в поле появится желтый треугольник ;

- нажать на желтый треугольник. Появится перечень найденный совпадений со значением «действ» (Рисунок 45);

Рисунок 45. Заполнение поля «Вид документа». Найденные совпадения

- из представленного списка совпадений выбрать значение «Действующие льготные категории». Значение проставится в поле «Вид документа».

- нажать кнопку (Сохранить).

2-ой способ:

- в поле справа нажать кнопку для открытия справочника и выбора значения;

- в открывшемся справочнике в поисковой строке ввести часть слова, например «действ» и нажать кнопку поиска ;

- в результате в диалоговом окне будут найдены значения;

- курсором мыши выделить значение «Действующие льготные категории» и нажать кнопку «ОК» (Рисунок 46).

- найденное значение проставится в поле «Вид документа»;

- нажать кнопку (Сохранить).

Рисунок 46. Заполнение поля «Вид документа». Найденные совпадения

- в карточке документа нажать кнопку (Вложить файл) (Рисунок 47);

- в открывшемся диалоговом окне «Добавить вложение» нажать кнопку (Рисунок 47);

Рисунок 47. Нажатие кнопки «Вложить файл»

- в открывшемся диалоговом окне для выбора файла необходимо выбрать отсканированный файл [БДЮ5] с вашего компьютера, после чего нажать на кнопку и (Рисунок 48).

Рисунок 48. Выбор файла

- в результате выполненных действий в карточке документа будет отображен вложенный файл (Рисунок 49).

Рисунок 49. Вложенный файл в карточке документа

После заполнения всех полей в карточке документа и прикрепления электронного образа необходимо нажать кнопку .

В результате выполненных действий добавленный документ будут отображен на закладке «Документы» (Рисунок 50). Если документ не появился, нажмите кнопку справа (Обновить).

Рисунок 50. Закладка «Документы». Добавленные документы

2.3.4 Регистрация обращения

Регистрация обращений осуществляется автоматически в момент загрузки шаблона формата Excel в АС ГУФ. После загрузки шаблона в каждом зарегистрированном обращении (Рисунок 30) в рамках одного пакета будут заполнены следующие поля:

- статус обращения будет «На исполнении. Зарегистрировано»;

- регистрационный номер обращения;

- дата регистрации;

- номер пакета.

Рисунок 30. Зарегистрированное обращение после загрузки шаблона в АС ГУФ

2.3.5 Формирование сертификата, если все данные заявителя достоверны

В каждом обращении (в рамках одного пакета) на закладке «Содержание заявления» необходимо нажать на кнопку «Сформировать сертификат» (Рисунок 31).

После нажатия на кнопку «Сформировать сертификат» на закладке «Документы» будет сформирован документ, рядом будет отображен значок в виде срепки. Если документ не появился на экране, то необходимо нажать кнопку справа (Обновить).

Рисунок 31. Формирование сертификата

Для просмотра сертификата необходимо нажать на значок скрепки «Открыть» и в программе Microsoft Word откроется Сетрификат участника оздоровительной компании, который необходимо распечатать (Рисунок 32).

Рисунок 32. Сертификат участника оздоровительной компании

Для печати «Сертификата участника оздоровительной компании» необходимо в файле MS Word нажать кнопку «Быстрая печать».

2.4 Закрытие задачи «Сформировать сертификат»

После печати сертификата участника оздоровительной компании в карточке каждого обращения (в рамках пакета) в разделе «Действия» будет сформирована задача «Сформировать сертификат». Сотрудник ТиНАО должен закрыть задачу. Данный механизм подтверждает в Системе, что сотрудник обработал обращение и после этого обращению будет присвоен статус «Решено положительно» и проставится дата фактической подготовки.

Для просмотра задачи необходимо в карточке обращения в левой части диалогового окна нажать на раздел «Действия» (Рисунок 33).

Рисунок 33. Раздел «Действия» - Задача «Сформировать сертификат»

2.4.1 Закрытие задачи с результатом «Готово»

Задача закрывается с результатом «Готово» если заявитель предоставил все необходимые документы и данные в документах соответствуют данным, указанным в системе.

Для этого необходимо:

- в открывшемся диалоговом окне «Задача» в поле «Результат выполнения» выбрать значение «Готово» (Рисунок 34);

- нажать на кнопку [БДЮ6] (Сохранить как завершенное).

Рисунок 34. Закрытие задачи «Сформировать сертификат»

В результате выполненных действий Система попросит подписать данные ЭЦП. Следует нажать на кнопку «Подписать», после чего обращению будет присвоен статус «Услуга оказана. Решено положительно» (Рисунок 35) и проставится дата фактической подготовки, а задача в разделе «Действия» исчезнет.

Рисунок 35. Статус обращения «Услуга оказана. Решено положительно»

Закрытую задачу со статусом «Завершено» можно посмотреть в разделе «Журнал» (Рисунок 30).

Рисунок 36. Раздел «Журнал», в котором фисксируются закрытые задачи

После того, как сотрудник распечатает сертификат и закроет задачу «Сформировать сертификат», необходимо вручную проставить дату фактической выдачи и нажать кнопку «Сохранить» (Рисунок 41). После этого обращение будет закрыто и списано в архив. До тех пор пока не будет проставлена дата выдачи, обращение будет считаться открытым, в дальнейшем приведет к тому, что в статистике будет отображаться информация, что заявителю сертификат на руки не выдан.

Нельзя ставить дату выдачи, если не закрыта задача «Сформировать сертификат» [БДЮ7] - в дальнейшем это повлияет обработку обращения и руководству будет предоставляться некорректная статстика по предоставлению государственной услуги.

Рисунок 37. Дата фактической подготовки

Не забудьбе закрыть задачу [БДЮ8] во всех обращениях на членов семьи, которые вошли в один пакет.

Закрытые обращения можно просматривать в представлении «Закрытые обращения». Для этого необходимо на главной странице АС ГУФ нажать кнопку «Список обращений». В открывшемся диалоговом окне выбрать представление «Закрытые обращения». В результате будут отобраны все закрытые обращения.

2.4.2 Закрытие задачи с результатом «Отказать»

Задача закрывается с результатом «Отказать», если заявитель предоставил не полный комплект документов либо предоставленные данные заявителем не достоверны либо данные в документах не соответствуют данным, указанным в системе.

Для этого необходимо:

- в открывшемся диалоговом окне «Задача» в поле «Результат выполнения» выбрать значение «Отказать» (Рисунок 34);

- нажать на кнопку (Сохранить как завершенное).

Рисунок 34. Закрытие задачи «Сформировать сертификат»

В результате выполненных действий Система попросит подписать данные ЭЦП. Следует нажать на кнопку «Подписать», после чего обращению будет присвоен статус «Услуга оказана. Отказ в предоставлении услуги» (Рисунок 35), а задача в разделе «Действия» исчезнет.

Рисунок 35. Статус обращения «Услуга оказана. Отказ в предоставлении услуги»

Закрытую задачу со статусом «Завершено» можно посмотреть в разделе «Журнал» (Рисунок 30).

Рисунок 36. Раздел «Журнал», в котором фисксируются закрытые задачи

Не забудьте выполнить данное действие в каждом обращении в рамках одного пакета.[БДЮ9]

[БДЮ10]


[БДЮ1]В ближайшее время планируется закрыть доступ из Интернета

[БДЮ2]Забудут. Что делать в этом случае?

Как долго этот листочек хранить?

Где в дальнейшем он потребуется? Указать номер шага и номер раздела инструкции

[БДЮ3]Это противоречит обчной логике работы в Интернете. Прошу рассмотреть вопрос по изменению предложенной логики и/или отображения

[БДЮ4]Что будет если забудут?

Какое предупреждающее сообщение быдет выведено?

[БДЮ5]Указать на возможные ограничения по размеру

[БДЮ6]Что будет, если нажать соседнюю кнопочку?

[БДЮ7]Поставят обязательно.

Какая есть защита?

[БДЮ8]Каким образом? Какая защита?

[БДЮ9]Забудут. Предусмотрено дополнительное информирование?

[БДЮ10]Привести возможные ошибки и как на них реагировать